Direktionsassistenz (d/w/m) Neuropathologie

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.

Direktionsassistenz (d/w/m)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt an der Abteilung für Neuropathologie gesucht.

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland. Die Neuropathologie am UKHD zählt weltweit zu den Pionieren der molekulargenetischen Diagnostik bei Hirntumoren und steht für die Entwicklung neuester Verfahren sowie ihre rasche Umsetzung für Patientinnen und Patienten (z. B. Patel et al., Nat Med 2025; Ritter et al., Nat Cancer 2025; Sturm et al., Nat Med 2023; Maas et al., JCO 2021).

Wir bieten das gesamte Spektrum der neuropathologischen Diagnostik für lokale und internationale Partnerinstitutionen in Neurochirurgie, Neurologie, Pädiatrie und weiteren Fächern. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der neuropathologischen Begleitung klinischer Studien zur Evaluation neuer Therapieansätze.

Für unsere Direktion suchen wir eine vielseitige und umsichtige Assistenz an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Krankenversorgung.

Zu Ihren Aufgaben zählen die administrative und organisatorische Unterstützung des Ärztlichen Direktors der Neuropathologie. Dabei bilden Sie die Schnittstelle zu anderen Bereichen innerhalb der Abteilung wie dem Projektmanagement, anderen Einrichtungen des UKHD wie Personalabteilung und Erlösmanagement sowie externen Partnern wie klinischen Einsendern und wissenschaftlichen Kooperationspartnern oder Konsortien und Fachgesellschaften im In- und Ausland.

Sie koordinieren die Termine und Besprechungen der Direktion, empfangen und betreuen Gäste und bereiten Dienstreisen vor. Sie organisieren und bearbeiten die Korrespondenz des Direktionssekretariats in Deutsch und Englisch, wirken am Personalmanagement und Einsatzplanung und der Erfassung und Steuerung interner Kennzahlen mit. Zudem assistieren Sie in der Organisation von Lehre und Konferenzen. Für Forschung, Lehre, Diagnostik und Verwaltungszwecke erstellen Sie selbstständig sachgerechte Präsentationen und Grafiken und begleiten redaktionell Publikationen, Berichte und Vortragstexte.

Angesichts des Umgangs mit vertraulichen Informationen (Personalvorgänge) ist ein hohes Maß an Diskretion für Sie selbstverständlich.

Sie gehen mit einer der Stelle und ihrer nach innen und außen repräsentativen Bedeutung gebührenden Professionalität und Eigeninitiative vor und identifizieren sich mit den Zielen der Abteilung.

Job-ID: V000015283
Einsatzgebiet: Neuropathologie
Einsatzort: Heidelberg
Startdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Tätigkeitsbereich: Management / Administration
Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
Befristung: Unbefristet
Vertrag: TV-UK

Ihre Aufgaben

Selbstständige Administration der Personalvorgänge (Einstellungen, Einsatzplanung, Erstabstimmung zu tarif- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen mit der Personalabteilung)
Koordination und Unterstützung im Projektmanagement (Organisation von Konsortialtreffen, Tagungen und Kongressen, Nachverfolgung von Arbeitspaketen und Action Items)
Budget-, Kosten- und Abrechnungsmanagement von Projekten (Kostenüberwachung, Abrechnungen, Zuarbeiten für Projektleitungen)
Redaktionelle und inhaltliche Aufbereitung von Texten und Präsentationen für Forschung, Lehre, Diagnostik und Verwaltung, inkl. englischsprachiger Unterlagen
Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Datenbanken zu Kooperationspartnern, Forschungsleistungen und Literatur
Termin-, Reise- und Sitzungskoordination inkl. Protokollführung und Follow-up

Ihr Profil

Vorzugsweise kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung, Quereinstieg bei geeigneter fachlicher und persönlicher Qualifikation möglich
Vorzugsweise mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, in medizinischem Umfeld vorteilhaft
Organisationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Flexibilität und Teamfähigkeit
Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Ausgezeichnete deutsche Sprachkenntnisse
Gute englische Sprachkenntnisse
Sicherer Umgang mit üblicher Office- und Kommunikationssoftware

Wir bieten Ihnen

Tarifvertragliche Vergütung nach TV-UK E9 A, attraktive betriebliche Altersvorsorge
30 Tage Urlaub
Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Kontakt & Bewerbung

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Dr. Stefan Hamelmann via E-Mail zur Verfügung.

Interessiert?

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Neuropathologie
Prof. Dr. Dr. Felix Sahm, stv. Ärztlicher Direktor der Neuropathologie
Im Neuenheimer Feld 224
69120 Heidelberg
stefan.hamelmann@med.uni-heidelberg.de

www.klinikum.uni-heidelberg.de/karriere

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.

Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Das Gehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle exkl. der Jahressonderzahlung sowie weiterer Zulagen.