Fünf Jahre, zehn Jahre oder doch länger? Als Arzt oder Ärztin muss man Patientenunterlagen eine gewisse Zeit aufbewahren. In vielen Fällen liegt diese Frist bei zehn Jahren. Doch es gibt auch einige Ausnahmen. Welche das sind, erfahren Sie im Beitrag.
Egal ob Arztbrief, Gutachten, AU-Bescheinigungen oder Laborbefunde – bei der Patientenversorgung müssen Ärztinnen und Ärzte einiges dokumentieren. Dabei fallen eine Menge Unterlagen an, für die eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gilt. Diese ist in Papierform, aber natürlich auch digital möglich. Oft sind das zehn Jahre, doch das trifft nicht auf alle Patientenunterlagen zu. Digitale Patientenunterlagen müssen besonders gesichert sein, um Veränderung, Vernichtung oder eine unrechtmäßige Verwendung zu verhindern.
Wo die Frist von zehn Jahren gilt und wo nicht
Die rechtliche Grundlage bilden die Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ärzte) § 10 Absatz 3 und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) § 630f Absatz 3. Dort heißt es, dass die Patientenunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, sofern es keine rechtlichen Vorschriften gibt, die für eine abweichende Frist sorgen.
Es gibt allerdings einige Ausnahmen. Manche Unterlagen können Ärztinnen und Ärzte also früher entsorgen, andere müssen sie länger als zehn Jahre aufbewahren. Ein passendes Beispiel sind hier Präparate und Befunde der Krebsfrüherkennung. Für sie gilt zwingend eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Berichtsvordrucke nach Krebsfrüherkennungsrichtlinien dürfen aber schon nach fünf Jahren datenschutzgerecht in den Papierkorb wandern.
Dokumente, für die eine Zehn-Jahres-Frist gilt, sind:
- Arztakten, Karteikarten und sonstige Aufzeichnungen von Ärztinnen und Ärzte, inklusive gesonderte Befunde
- Arztbriefe (eigene und fremde)
- Aufnahmen von Röntgenuntersuchungen
- EEG- und EKG-Streifen
- Gutachten über Patienten
- Krankenhausberichte
- Laborbefunde, Laborbuch
- Sonographische Untersuchungen
- Bilanzen, Buchungsunterlagen (für Ärztinnen und Ärzte in eigener Praxis)
- Patientenanfragen (auch wenn sie später nicht in der Praxis behandelt wurden)
Zu früh entsorgt? Rechtliche Folgen
Sind Ärztinnen und Ärzte also sicher, wenn sie für die verschiedenen Unterlagen die entsprechenden Aufbewahrungsfristen einhalten und alles danach entsorgen? Nicht unbedingt. Denn es kann während der Behandlung zu Ereignissen kommen, die dem Patienten oder der Patientin schaden, und für die Ärztinnen und Ärzte rechtlich haftbar gemacht werden können. Deswegen ist es empfehlenswert, die Patientenunterlagen deutlich länger aufzubewahren, nämlich 30 Jahre. Denn bis zu dieser Zeit können Haftungsansprüche zivilrechtlich geltend gemacht werden, danach sind sie verjährt (§ 197 BGB).
Kommt es zu einem Rechtsstreit, können zu früh vernichtete Unterlagen beispielsweise dazu führen, dass Gerichte das Ärztinnen und Ärzten negativ auslegen. Im Zweifel können sie Vorwürfe der Gegenpartei nicht widerlegen und zu Unrecht verurteilt werden. Dann gehen Gerichte davon aus, dass sowohl die Dokumentation als auch die Behandlung nicht ordnungsgemäß war.
Patientenunterlagen sicher entsorgen
Nun sind alle Fristen abgelaufen und die Patientenunterlagen können entsorgt werden. Aber reicht es, sie einfach in den Papierkorb zu werfen? Die eindeutige Antwort ist nein. Bei Patientenunterlagen handelt es sich um sensible personenbezogene Daten, die datenschutzkonform entsorgt werden müssen. Das kann für Daten in Papierform in einem speziellen Schredder oder einem abgeschlossenen Container geschehen oder auch bei einem externen Dienstleister beauftragt werden. Wichtig ist, dass es unmöglich sein muss, die Daten wiederherzustellen. Bei digitalen Daten reicht ein einfaches Löschen ebenfalls nicht aus, um datenschutzkonform zu sein. Hier ist es sinnvoll, sich an einen zertifizierten Entsorger zu wenden.
