Personalmanagement: Erfolgsfaktoren für Arbeitszeitmodelle in Kliniken

Arbeitszeitmodelle müssen attraktiv und individuell sein sowie gleichberechtigte Regeln für alle Berufsgruppen im Krankenhaus und deren Work-Life-Integration abbilden. Zugleich müssen solche Modelle immer auch arbeitsrechtskonform und kliniktauglich sein.

Das Entwickeln von Arbeitszeitmodellen, die sowohl kliniktauglich, mitarbeiterorientiert und zudem arbeitsrechtskonform sind, wird immer schwieriger und stellt Führungskräfte wie Dienstplanenden vor immer größere Herausforderungen.

Kliniktauglich und mitarbeiterorientiert

Kliniktaugliche Arbeitszeitmodelle sind am Bedarf der Patientinnen und Patienten orientiert. Sie müssen die Versorgung rund um die Uhr gewährleisten, die verschiedenen Arbeitsplätze im Krankenhaus müssen bedarfsorientiert besetzt sein. Das bedeutet, Leistungsschwankungen aufgrund von Saison oder Tageszeit und andere Störfälle wie AU-Quote und Urlaubsplanungen müssen abgebildet werden. Dafür gibt es Instrumente, die den Bedarf ermitteln, wie die Arbeitsplatzmethode, Personalbedarfsrechnungen anhand von Leistungszahlen oder prozessbasierte Kalkulationen. Auch sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass die richtigen Mitarbeitenden mit der richtigen Qualifikation zu den benötigten Zeiten zur Verfügung stehen. Wichtig ist, neben der Kalkulation auch ein Soll an Qualifikationen für Arbeitsplätze zu definieren. Werden diese analysiert, ist es erforderlich, die Arbeitszeitmodelle der verschiedenen Berufsgruppen, die einen Funktionsbereich wie den OP bedienen, zu synchronisieren und nicht losgelöst voneinander zu entwickeln.

Aufgrund des Fachkräftemangels ist es bedeutender denn je, dass Arbeitszeitmodelle mitarbeiterorientiert sind. Sie sollten Möglichkeiten bieten, verschiedene Lebensphasen abzubilden und eine ausgewogene Work-Life-Integration der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Wichtig ist jedoch auch, allgemeingültige Regeln aufzustellen und nicht ausschließlich personenbezogene Dienste zu entwickeln, denn diese können Teambuilding erschweren. Zudem muss das Arbeitszeitmodell steuerbar bleiben. Um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern, ist es wichtig, diese aktiv einzubinden und Arbeitszeitflexibilisierungen zu ermöglichen. Dafür sind transparente Regeln notwendig und ein Prozess, wie ein webbasiertes Selbstplanungstool für Dienstpläne, bei dem Mitarbeitende Wunschdienste und Urlaubsplanungen flexibel über eine App steuern können.

Gesetzlicher Rahmen für Arbeitszeitmodelle

Zweck des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist es, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden bei der Arbeitszeitgestaltung zu gewährleisten und die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten zu verbessern. Dazu regelt das Gesetz, was unter Arbeitszeiten zu verstehen ist, welche Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden müssen, was bei Nacht- und Schichtarbeit sowie an Feiertagen beachtet werden muss. Zudem umfasst es Straf- und Bußgeldvorschriften. Zweck des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ist, Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern. Zu den Maßnahmen gehört auch die Arbeitszeitgestaltung.

Tarifverträge, Arbeitsvertragsrichtlinien, Betriebs-, oder Dienstvereinbarungen umfassen zudem weitere Regelungen und Konkretisierungen rund um die Arbeitszeit. Insbesondere die vertragliche Arbeitszeit und entsprechende Vergütungen sollten die Verantwortlichen bei der Gestaltung der Arbeitszeitmodelle berücksichtigen. Ein wichtiges, immer wieder diskutiertes Thema ist, Pausen zu berücksichtigen. Beim Entwickeln eines Arbeitszeitmodells sollten die Verantwortlichen beachten, wie Mitarbeitende die Pausen nehmen können. Notfallregelungen, warum Mitarbeitende beispielsweise eine Pause nicht nehmen konnten, sollten Ausnahmen bleiben. Die Einhaltung der Gesetze wird durch das Gewerbeaufsichtsamt geprüft und auch von den Mitarbeitenden selbst, die dieses anzeigen.

Erfolgsfaktoren für Arbeitszeitmodelle

Bei der Einführung von Arbeitszeitmodellen sollten die Verantwortlichen folgende Faktoren beachten:

• Technische Voraussetzungen: Es bedarf eines flexiblen Systems, mit dem Dienstpläne erstellt, Arbeitszeiten erfasst und Mitarbeitende beteiligt werden. Wichtig ist, Führungskräfte und Dienstplaner dafür zu qualifizieren, sodass sie das System als Führungsinstrument nutzen können, zum Beispiel für Auswertungen, Salden der Mehrarbeit, Urlaubsplanung, Über- und Unterdeckungen, Mitarbeiterzufriedenheit und AU-Management.
• Rahmenbedingungen: Zusammen mit Führungskräften, Mitarbeitervertretung, Betriebsrat, Personalabteilung und Geschäftsführung sollten die Verantwortlichen die Parameter Kliniktauglichkeit, Mitarbeiterorientierung, Arbeitsrechtskonformität und die Anforderungen besprechen sowie ein adäquates Arbeitszeitmodell und benötigte Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Verfahrensanweisungen und Handbücher entwickeln.
• Mitarbeiterorientierte Bausteine: Um ein Arbeitszeitmodell für Mitarbeitende attraktiv zu gestalten, ist es wichtig, verschiedene Bausteine zu integrieren. Dazu zählen ein Springer- und Familienpool, Mobiles Arbeiten für die Verwaltung, inklusive Definition von Anwesenheitszeiten für die interne Kundenorientierung, regelmäßige Überprüfung der Dienstbelastung (Ruf- und Bereitschaftsdienste), Jobsharing Modelle, verkürzte/ versetzte Tage-Woche-Regelungen sowie die Definition von Einspringmodellen inklusive Vergütungsansätzen.
• Führungskräfte: Von Anfang an sollten die Verantwortlichen die Führungskräfte ausreichend qualifizieren und ihnen alle möglichen Funktionen und Vorteile vorstellen. Auch sollten Arbeitszeitmanagement-Administratoren den Führungskräften einen regelhaften Support bereitstellen.
• Kommunikation: Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden von Beginn an mit den Regeln, der Software und den verschiedenen Bausteinen vertraut machen, um ihnen die Vorteile des Arbeitszeitmodells in der jeweiligen Abteilung näherzubringen. Dazu sollte es Vorführungen und Schulungen beim Einführungstag oder ähnlichen Veranstaltungen geben. Auch ein Handbuch ist hilfreich, in dem die Mitarbeitenden alle relevanten Informationen rund um das jeweilige Arbeitszeitmodell finden.

Dtsch Arztebl 2022; 119(50): [2]