Qualitätsmanagement: Warum QM-Beauftragte ein echter Traumjob ist

QM-Beauftragte ist ein spannender und lohnender Job. Wer bestimmte Eigenschaften mitbringt und eine gute QM-Ausbildung absolviert, dem wird es schwerfallen, sich in diesem Job zu langweilen. Zugleich trägt ein gutes QM-System zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden und wirtschaftlichen Stabilität der Klinik bei.

Vor einiger Zeit traf ich Dr. Anne Hofmann in der Küche der gynäkologischen Abteilung einer ländlichen Klinik. Die Assistenzärztin saß völlig abwesend über ihrer Kaffeetasse. Ich setzte mich zu ihr. Dr. Müller, der Chefarzt der Klinik, hatte sie gefragt, ob sie nicht Lust hätte, im Qualitätsmanagement mitzuarbeiten. „Frau Schuster, ich stecke in der Klemme. Ich habe mich ein paar Mal mit unserer QM-Beauftragten Frau Marquardt unterhalten. Interessieren würde mich das schon. Andererseits weiß ich nicht, ob ich das kann. Was muss man denn mitbringen, um im QM einen guten Job zu machen?“

Eigenschaften einer guten QM-Beauftragten

Ich sagte Dr. Hofmann, Qualitätsmanagement sei eine Arbeit, die viel damit zu tun habe, mit Menschen umzugehen. Auch gebe es Eigenschaften und Kompetenzen, die eine gute Grundlage für die Arbeit als QM-Beauftragte sind:

• Spaß daran, gute Beziehungen zu Menschen unterschiedlicher Hintergründe aufzubauen
• Flexibles Ego und die Fähigkeit sich zurückzunehmen
• Teamfähigkeit
• Sicheres Auftreten oder die Bereitschaft, diese zu entwickeln
• Engagement und Leistungsbereitschaft
• Strategisches Denken
• Freude am und Talent im Organisieren
• Genauigkeit
• Gelassenheit eines Buddhisten und Sturheit eines Terriers

„Vieles davon kenne ich von meinem kleinen Nebenjob als Trainerin unserer Basketball-Kids“, sagte Dr. Hofmann. „Und welche Ausbildungen muss man machen?“ Beim Teekochen lauschte sie meiner kleinen Rede über sinnvolle Ausbildungen für QM-Beauftragte.

Gängige Werkzeuge der Qualitätsarbeit

Zu einer guten QM-Ausbildung, wie sie frei auf dem Markt gebucht werden kann, gehören:

• Gute Kenntnisse der Norm oder des Standards, an dem sich das QM-System der Klinik orientiert. Dies können Normen wie KTQ^®, DIN EN ISO 9001 oder EFQM sein.
• Eine Ausbildung, wie man QM-Dokumentationen aufbaut.
• Eine Ausbildung in den gängigen Werkzeugen der Qualitätsarbeit. Dazu gehören Stärken-Schwächen-Analysen, Prozess- und Risikoanalysen, Fehlermanagement, interne Audits.
• Kommunikationstrainings, vor allem zu Mitarbeitermotivation, Führen in Veränderungssituationen, Rückmeldungen geben, erfolgreich Präsentieren, Techniken der Moderation von Arbeitsgruppen, auch mit schwierigen Teilnehmern.
• Beim Auswählen der Ausbildungsinstitute sollte man prüfen, wie viel Berufserfahrung die Referentinnen und Referenten selbst im QM haben.

Dr. Hofmann hatte inzwischen einen Streuselkuchen ausgepackt und fragte mich: „Und was macht man dann so, wenn man fertige QMB ist?“

Wichtig: Funktions- oder Stellenbeschreibung

Die Aufgaben einer QMB schwanken in Abhängigkeit von der Situation vor Ort. Fast alle Kliniken verfügen über Grundlagen eines QM-Systems. Es kommt eher selten vor, dass eine QMB ein System von unten aufbauen muss. Entscheidend ist die Funktions- oder Stellenbeschreibung. Falls es keine gibt, sollte die Klinik eine solche erstellen und als verbindlich erklären.

Folgende Aufgaben gehören beispielhaft in die Zuständigkeit einer QMB in der Klinik:

• Beratung der obersten Leitung in QM-relevanten Themen
• Erstellen der QM-Planung für das jeweilige Jahr
• Erfüllen der Anforderungen einer Norm, nach der sich die Klinik zertifizieren lässt
• Erstellen der Qualitäts- und Managementberichte
• Aktualisieren, Gestalten und mitunter Kürzen der QM-Dokumentation in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden
• Moderation von Qualitätszirkeln und Arbeitsgruppen sowie QM-Besprechungen in allen Bereichen
• Leitung und Organisation des Fehlermanagements
• Interne Prüfungen der Wirksamkeit des QM-Systems
• Organisation des Beschwerdemanagements
• Unterstützung der Leitung beim Bearbeiten von Schäden und Versicherungsfällen
• Begleiten externer Audits, von Prüfungen und Begehungen

„O. K.!“, sagte Dr. Hofmann und suchte die Streuselkrümel zusammen. „Das hört sich nach echt viel Arbeit an. Und warum sollte man das machen?“

Es fällt schwer, sich in diesem Job zu langweilen

Ich halte QMB für einen echten Traumjob. Als QMB ist kein Tag wie der andere. Es fällt unglaublich schwer, sich in diesem Job zu langweilen. Man erhält Einblicke in alle Bereiche einer Klinik und die Chance, gute Beziehungen zu Mitarbeitenden unterschiedlichster Hintergründe, Ausbildungen und Lebenserfahrungen aufzubauen. Das erweitert den Blick und die Lebenserfahrung.

Ein gutes QM-System ist etwas wert. Es leistet einen wichtigen Beitrag zu einer guten Patientenversorgung, zur Sicherheit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und zur wirtschaftlichen Stabilität der Klinik. Das Interessante an der Arbeit ist, dass die Bedeutung des QM-Systems vielen Mitarbeitenden in der Klinik gar nicht bewusst ist. „Es läuft halt“, ist ein großes Lob für ein QM-Team. Wenn Mitarbeitende dies sagen, kann man sich zurücklehnen und sich freuen, gute Arbeit gemacht zu haben.

Als QM-Beauftragte kann man Dinge, Themen, Abläufe und Herangehensweisen verbessern und gute Dinge langfristig stabilisieren. Das gibt einem das Gefühl, dass die Arbeit einen Sinn macht. Wie jede Führungskraft scheitert man auch immer mal an sich selbst und ist gezwungen, immer wieder etwas Neues zu lernen, sich auf neue Sachverhalte einzustellen und sich weiterzuentwickeln. Schließlich erarbeitet man sich Managementkompetenzen, die sich in anderen Bereichen des Gesundheitswesens nutzen lassen. Das Gelernte ist eine gute Grundlage für die Arbeit als Führungskraft.

Damit war ich mit meinem Vortrag am Ende. Dr. Hofmann lehnte sich zurück, schaute mich mit schräg gelegtem Kopf an und meinte: „O. K., das hört sich gut an. Ich bin dabei!“

Dtsch Arztebl 2022; 119(51-52): [2]