Selbstmanagement: Pareto-Prinzip: Den Blick fürs Wesentliche schärfen

Mutmaßlich kennen jede Ärztin und jeder Arzt das Gefühl, von morgens bis abends beschäftigt gewesen zu sein, doch am Ende des Tages das Wichtigste nicht erledigt zu haben. Wer sich damit befasst, wie man seine Zeit wirksamer nutzen kann, stolpert über das sogenannte Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel.

Vilfredo Pareto (1848–1923) war Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Ihm fiel auf, dass sich der Wohlstand einer Gesellschaft stets in gleicher Form aufteilt: 80 Prozent der Besitztümer waren im Besitz von lediglich 20 Prozent der Bevölkerung. Bei seinen weiteren Nachforschungen stellte er fest, dass sich dieses Prinzip auf beinahe alles anwenden lässt.

Fallbeispiel: Arbeitsalltag zweier Klinikkollegen

Am einfachsten lässt sich das am Fallbeispiel zweier junger Klinikkollegen, Max und Moritz, erklären. Im Arbeitsalltag ist Max immer in Aktion, er ist beliebt, hat stets und ständig ein offenes Ohr, egal ob für seine Oberärztin, den Pflegedienst, die Patienten oder Angehörige. Max engagiert sich maximal. Jedoch muss er oft ungeplant länger arbeiten, um alle Aufgaben zu erledigen. Moritz ist auch ziemlich beschäftigt, wirkt jedoch weniger getrieben. Teilweise ist sein Umfeld genervt, weil er nicht umgehend ans Telefon geht oder auf Nachrichten reagiert. Gelegentlich schiebt er Aufgaben auf gewisse Zeiten, in denen er nicht gut greifbar ist. Seinen Job macht er jedoch ordentlich. Die Visite ist pünktlich, die Anordnungen rechtzeitig getroffen und seine Dokumentation ist à jour. Kurzum: Er liefert und geht meist pünktlich heim.

Der Unterschied zwischen Max und Moritz ist, dass Moritz seine Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip filtert und ihnen strukturiert nachgeht. Max hingegen lässt sich durch äußere Umstände treiben, auch weil er es allen recht machen will. Hingegen ist Moritz klar, dass ihn ein Bruchteil seiner Aufgaben zur Mehrzahl seiner Ergebnisse führt. Deswegen macht er sich zu Beginn jeder Weiterbildungsrotation auch viele Gedanken darüber, welche wenigen Aufgaben die entscheidenden sind, und hakt diese im Tagesverlauf ab. So hat er rasch erkannt, dass die Meilensteine auf Station seine Visiten, Anordnungen und Arztbriefe sind. Denn von deren Abschluss hängen weitere wichtige Prozesse des Tages ab: ohne Visite keine Anordnungen, ohne Anordnungen keine Diagnostik, ohne Diagnose keine Therapie, ohne Arztbrief keine Entlassung, ohne Entlassung keine Neuaufnahme. Moritz gestaltet seinen Tag, indem er die Flaschenhälse prozessorientiert auflöst. Übrigens auch jenen Flaschenhals in seinem Umfeld, denn mit pünktlichen Visitenzeiten und Anordnungen sowie vormittäglichen Entlassungen lässt sich auf Station auch interprofessionell besser arbeiten. Moritz selbst, aber auch Pflegende, Patienten und Angehörige profitieren maximal. Die verbliebenen Ressourcen nutzt er dafür, seine Weiterbildung auszugestalten. Moritz hat das Pareto-Prinzip komplett verinnerlicht.

Zeitfresser nehmen 80 Prozent der Arbeitszeit ein

Max hingegen springt reaktiv von Problemchen zu Problemchen. Seine Prozesse werden ständig von anderen unterbrochen, er kommt nicht gut in die Visiten und Arztbriefschreibung rein. Meilensteine erreicht er oft zu spät, und das führt zu Verspätungen und unerledigten Aufgaben. Unaufgelöste Flaschenhälse führen zu mehr Rückfragen und negativem Feedback, was ihm und seinem Umfeld Zeit und Energie raubt. Max reibt sich zunehmend auf. An Weiterbildung ist nicht zu denken, Demotivation und Frustration kommen auf.

Dieses Beispiel zeigt, dass Zeitfresser schnell 80 Prozent der Arbeitszeit einnehmen können und nur 20 Prozent zu Ergebnissen beisteuern. Das Eliminieren von Zeitfressern durch das Fokussieren aufs Wesentliche kennt jeder aus einer typischen Situation: der letzte Arbeitstag vor dem abendlichen Flug in den Urlaub. Die Vorfreude auf den Urlaub ist förderlich für die Produktivität. Denn aufgrund des wichtigen Termins ist es alternativlos, sich auf die Meilensteine zu konzentrieren. Bereits morgens muss jeder Handgriff sitzen, opportune Ablenkungen werden ignoriert, Meilensteine abgehakt, der Schreibtisch möglichst leer hinterlassen, damit man auch gern zurückkehrt.

Dinge erkennen, die nur Zeit rauben

Konzentration auf das Wesentliche ist jedoch nicht nur wichtig, um pünktlich in den Urlaub starten zu können. Wer seine Weiterbildung früh konsistent und diszipliniert gestaltet, legt den Grundstein für die inkrementelle Entwicklung seiner zukünftigen Fähigkeiten. So kann jeder und jede mit früh erworbenen EKG- und Echo-Skills in Notaufnahme und Intensivmedizin einen Beitrag leisten. Meist freuen sich Erfahrene über diese Entlastung und nutzen die „gewonnene Zeit“ dafür, neue Skills zu vermitteln.

Weil diese Inkremente unweigerlich auf persönlichen Erkenntnisgewinn hinauslaufen, sollte man das Pareto-Prinzip in der Weiterbildung unbedingt als Wunderwaffe wahrnehmen und nutzen. Sobald die entscheidenden Aktivitäten identifiziert und im Kalender platziert sind, kann jeder mit wenig Aufwand maximale Ergebnisse erzielen. Eine disziplinierte Anwendung des Pareto-Prinzips kann für die Selbstwirksamkeit ein Quantensprung sein. Es lohnt sich, den Blick für das Wesentliche zu schärfen, auch um die Dinge zu erkennen, die nur Zeit rauben.

Perfektionismus kostet überproportional viel Zeit

Die letzten 20 Prozent, die es braucht, um ein Projekt fertigzustellen, verschlingen 80 Prozent des gesamten Aufwands. Perfektionismus kostet also überproportional viel Zeit. Auf viele Aufgaben ist das Pareto-Prinzip anwendbar und nutzbringend. Genauso wichtig zu verstehen ist, wann dieses Prinzip in der Medizin nicht gilt. Es ergibt daher Sinn, sich im Vorfeld die Frage zu stellen, wie perfekt das Endergebnis überhaupt sein muss. Achtung: Dies ist keine rhetorische Frage! In vielen Fällen ergibt es Sinn, Perfektion anzustreben – aber eben nicht immer. Das Pareto-Prinzip gilt insbesondere dort, wo die Wege zu einem Ziel offen und vielfältig sind. So sind die Visite und die Arztbriefschreibung nicht strikt reguliert und werden daher, gewollt oder ungewollt, unterbrochen.

Als aktiver Nutzer des Pareto-Prinzips können sich Ärztinnen und Ärzte entweder deutlich mehr Freizeit verschaffen oder ihre Produktivität steigern. Denn auch wenn es der schönste Beruf der Welt ist, möchten doch alle ihre Lebensbereiche selbstwirksam gestalten – und dafür benötigen sie Zeit.

Dtsch Arztebl 2023; 120(15): [2]