Die Digitalisierung hält auch im Gesundheitswesen Einzug in die Bewerbungsprozesse. In zahlreichen anderen Branchen werden dazu auch Chatbots eingesetzt – bei Kliniken ist das noch eher eine Seltenheit. Die DRK Kliniken Berlin zeigen sich fortschrittlich und nutzen einen „Digitalen Recruiting Assistenten“, um Bewerberinnen und Bewerbern die Kontaktaufnahme zu erleichtern.
Das Projekt der DRK Kliniken Berlin ist Teil eines strategischen Recruitingansatzes, für den die Kliniken bereits mit dem HR Excellence Award 2020, dem Deutschen Preis für Onlinekommunikation 2021, dem KU Award 2021, dem HR Award 2022 in Silber, dem Klinik Award 2022 und dem Queb Award 2023 ausgezeichnet wurden.
Gestartet wurde der ChatBot Anfang 2021 als neues Feature des Karriereportals. Der digitale Assistent öffnet sich beim Besuch der Homepage und jeder Unterseite in der unteren rechten Ecke des Viewports und ist mobil optimiert. „Anfangs hatte ich Vorurteile und dachte, dass ChatBots langweilig und frustrieren sind, aber dann hat uns unsere Agentur gezeigt, was man alles damit machen kann, und ich habe meine Meinung geändert“, erinnert sich Maja Schäfer, Leiterin Strategisches Recruitment bei DRK Kliniken Berlin. „Grundsätzlich ist es egal, ob es um einen ChatBot oder eine Stellenanzeige geht, wichtig ist, sich bei der Umsetzung von anderen abzuheben. Und das ist uns gelungen."
Bloß nicht zu langweilig
Der Bot wurde mit verschiedensten interaktiven Infotainmentformaten wie Videoschnipseln mit Mitarbeiter-O-Tönen, Slidern und einem Selbsttest/Quiz versehen. Wichtig war den Verantwortlichen auch, dass die Interaktion zwischen Nutzer und Technik so gestaltet wurde, dass der Chat einer Kommunikation von Mensch zu Mensch durch den Einsatz von Emojis, GIFs und sehr persönlichen Textnachrichten in Du-Form und lockerer Umgangssprache sehr nahekommt. Wenn sich ein Nutzer oder eine Nutzerin entschieden hat, sich zu bewerben, ist das unmittelbar aus dem ChatBot heraus durch die Eingabe weniger persönlicher Daten möglich.
„Die Technik hilft uns bei der Rekrutierung, aber das darf der Bewerber nicht merken. Wenn dieser das Gefühl hat, der Bot macht es dem Recruiter leichter, aber ihm nicht, kommt das nicht gut an. Die Technik, die dafür im Hintergrund läuft, ist sehr aufwändig“ betont Schäfer. Gelernt hat ihr Team am meisten von der Auswertung der Daten und den Fällen, die nicht funktioniert haben. „Interessant ist dann die Frage, wo und wann der Bewerber ausgestiegen ist und wie man diese Aussteiger doch noch einfangen kann.“ Aus diesen Fehler gewinnen die HR-Verantwortlichen interessante Erkenntnisse. Diese müssen allerdings auch wieder in die Technik eingepflegt werden. Mit anderen Worten: Soll der ChatBot erfolgreich arbeiten, muss man fortlaufend Arbeit investieren.
ChatBots alleine bringen nichts
Die Mühe hat sich jedoch für die DRK Kliniken Berlin gelohnt: Bereits im ersten Quartal nach dem Start, zwischen 5. Januar und 28. April 2021, verzeichneten die DRK Kliniken wir insgesamt 197 Bewerbungen über den ChatBot und die Schnellbewerbung (beides läuft im Backend technisch im selben Pool zusammen). Davon waren 54 Bewerbungen qualitativ hochwertig. In der Folge kam es zu zehn Einstellungen. Fazit: Insgesamt können ChatBots beim Recruiting von Ärztinnen und Ärzten dazu beitragen, den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu personalisieren, was sowohl für Bewerber als auch für Personalverantwortliche von Vorteil ist. Der Einsatz von ChatBots im Recruiting ist sinnvoll. Er sollte aber als ein Teil einer komplexeren Strategie für die Personalgewinnung gesehen werden.
Vorteil von ChatBots im Recruitingprozess
Ein ChatBot ist ein Computerprogramm, das in der Lage ist, menschenähnliche Konversationen mit Benutzern zu führen. Es kann Fragen beantworten, Informationen bereitstellen und sogar Aufgaben ausführen. Die Technik wird oft in Messaging-Apps, auf Websites und in sozialen Medien eingesetzt. Grundsätzlich können ChatBots auf unterschiedliche Weise beim Ärzte-Recruiting helfen:
- Automatisierte Bewerbungsprozesse: Chatbots können Bewerberinnen und Bewerber durch den Bewerbungsprozess führen und ihnen helfen, ihre Bewerbungsunterlagen einzureichen. Dies kann den Prozess beschleunigen und den Personalverantwortlichen Zeit sparen.
- Beantwortung von Fragen: Chatbots können häufig gestellte Fragen von Bewerberinnen und Bewerbern beantworten, wie zum Beispiel zu den Anforderungen der Stelle oder zum Bewerbungsprozess. Dies kann den Personalverantwortlichen Zeit sparen und Bewerberinnen und Bewerbern schnelle Antworten auf ihre Fragen geben.
- Screening von Bewerbungen: Chatbots können Bewerbungen nach bestimmten Kriterien screenen, wie zum Beispiel nach Erfahrung oder Qualifikationen. Dies kann den Personalverantwortlichen helfen, die besten Bewerberinnen und Bewerber schneller zu identifizieren.
- Personalisierte Kommunikation: Chatbots können Bewerberinnen und Bewerbern personalisierte Nachrichten senden, um sie über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden zu halten oder um sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Dies kann den Bewerbungsprozess für die Kandidatinnen und Kandidaten angenehmer gestalten und das Engagement erhöhen.
Mehr zum Digitalen Recruiting Assistenten der DRK Kliniken Berlin finden Sie im Blog Recruiting2Go.
