Kommen neue Mitarbeitende an ein Krankenhaus, ist ein guter Start im Interesse aller – kann er doch den Ton für die weitere Zusammenarbeit setzen. Dabei muss man nicht alles dem Zufall überlassen oder aufs Beste hoffen. Damit der Arbeitsbeginn optimal läuft, kann ein Krankenhaus einige Vorbereitungen treffen. Ähnliches gilt, wenn Personal die Klink verlässt. Auch dieser Prozess sollte gute gestaltet sein, um möglichst reibungslose Übergänge zu schaffen und die Zufriedenheit auf allen Seiten zu gewährleisten.
Onboarding und Offboarding nennt man diese kritischen Prozesse im Personalmanagement von Krankenhäusern. Onboarding bezeichnet den strukturierten und systematischen Prozess, durch die neue Ärztinnen und Ärzte schnell in ein Krankenhaus oder eine Organisation integriert werden. Ziel ist es, den neuen Mitarbeitenden alle notwendigen Informationen, Werkzeuge und Unterstützung bereitzustellen, damit sie schnell produktiv und gut in das Team und die Unternehmenskultur eingebunden werden können. Offboarding beschreibt den systematischen Prozess, der den Austritt eines Mitarbeitenden aus einem Unternehmen oder einer Organisation regelt. Auch hier soll der Übergang so reibungslos wie möglich gestaltet werden, sodass das verbleibende Wissen gesichert und offene Aufgaben geklärt werden, um negative Auswirkungen auf das Team und die Organisation zu minimieren. Diese Prozesse sind essenziell, um die Qualität der medizinischen Versorgung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu sichern.
Warum ist Onboarding sinnvoll?
Ein strukturiertes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden. Durch eine klare Einführung in die Aufgabenbereiche können sie ihre Rolle von Anfang an effizient ausfüllen und tragen in der Folge frühzeitig zum Gesamterfolg einer Klinik bei. Wird das Onboarding als positiv empfunden, erhöht das die Zufriedenheit und das Engagement neuer Medizinerinnen und Mediziner. Dies führt zu einer stärkeren Bindung an den Arbeitgeber und reduziert die Fluktuationsrate. Mitarbeitende, die sich von Anfang an gut betreut und unterstützt fühlen, sind eher geneigt, langfristig im Krankenhaus zu bleiben. Auch die soziale Integration in das bestehende Team wird durch Onboarding erleichtert. Durch Team-Events, Mentoren-Programme und interaktive Einführungsveranstaltungen können neue Ärztinnen und Ärzte schnell Beziehungen zu ihren Kolleginnen und Kollegen aufbauen. Das wiederum verbessert das Arbeitsklima und fördert die Zusammenarbeit.
Zu einem strukturierten Onboarding gehört auch, dem neuen Personal von Anfang an klare Informationen über ihre Aufgaben, Erwartungen und Ziele zu geben. So werden Missverständnisse und Unsicherheiten verhindert und die Mitarbeitenden erhalten die Möglichkeit, ihre Arbeit gezielt und effektiv zu gestalten. Zudem werden Fehler, die durch Unwissenheit oder Unsicherheit entstehen, vermieden. Neue Mitarbeitende lernen die richtigen Verfahren und Standards kennen, was die Qualität der Arbeit und die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöht.
Förderung der Unternehmenskultur
Mit einem guten Onboarding können Krankenhäuser außerdem die eigenen Unternehmenskultur stärken, denn damit bietet sich eine hervorragende Gelegenheit, neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur und -werte einzuführen und diese gleich noch einmal bei dem bestehenden Personal in Erinnerung zu rufen. So wird ein einheitliches Verständnis und eine gemeinsame Basis geschaffen, die die Zusammenarbeit und das Engagement im gesamten Krankenhaus stärkt.
Zu einem effektiven Onboarding gehört zudem die Weitergabe von Wissen und Erfahrungen durch bestehende Mitarbeitende. Auf diese Weise werden Wissensverluste verhindert und die Verantwortlichen stellen sicher, dass neues Personal von Beginn an über das notwendige Know-how verfügt, um erfolgreich zu sein.
Und nicht zuletzt genießen Krankenhäuser einen besseren Ruf als Arbeitgeber, wenn sie ein gutes Onboarding bieten. Das steigert ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt und wird dazu beitragen, Talente anzuziehen. Zufriedene Mitarbeitende berichten oft positiv über ihre Erfahrungen – und das zahlt positiv auf die Employer Brand ein.
Onboarding kann auch den Grundstein für die kontinuierliche berufliche Entwicklung neuer Ärztinnen und Ärzte legen. Durch das Aufzeigen von Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierepfaden wird das Engagement gefördert und die Mitarbeitenden sehen früh klarere Perspektiven innerhalb des Unternehmens. Alle diese Maßnahmen steigern die Motivation und das Engagement der neuen Fachkräfte. Wenn sich diese von Anfang an unterstützt und wertgeschätzt fühlen, sind sie eher bereit, ihr Bestes zu geben und sich voll und ganz für das Krankenhaus einzusetzen.
Vorteile eines guten Offboardings
Ein gut durchdachtes Offboarding sollte ein Bestandteil des Personalmanagements in Krankenhäusern sein. Es bietet zahlreiche Vorteile für die Organisation, das verbleibende Personal und die Patientenversorgung. So stellt es beispielsweise sicher, dass das Wissen und die Erfahrungen der ausscheidenden Ärztin oder des ausscheidenden Arztes nicht verloren gehen. Durch die systematische Dokumentation und Übergabe von Informationen können wichtige Kenntnisse an das verbleibende Team oder den Nachfolger weitergegeben werden. So ein Vorgehen verhindert Wissenslücken und sichert die Kontinuität der Patientenversorgung. Besonders letzte hat Priorität im Krankenhaus. Durch ein effektives Offboarding werden offene Fälle und laufende Behandlungen nahtlos übergeben. Eine sorgfältig geplante Übergabe minimiert das Risiko von Unterbrechungen in der Versorgung und vermeidet Unzufriedenheit auf Seiten der Patientinnen und Patienten.
Auch die administrative Abwicklung des Austritts profitiert von einem effektiv gestalteten Prozess, immerhin gilt es, die Rückgabe von Arbeitsmaterialien, die Deaktivierung von Zugriffsrechten und die Bearbeitung der letzten Gehaltsabrechnung gut zu organisieren. Wenn sich Krankenhäuser dafür standardisierte Verfahren einrichten, wird der Aufwand für alle Beteiligten reduziert und es treten weniger Fehler auf.
Ein professionell gestalteter Offboarding-Prozess hinterlässt einen positiven Eindruck bei den ausscheidenden Ärztinnen und Ärzten und trägt dazu bei, dass sie auch nach ihrem Austritt positiv über das Krankenhaus sprechen – daraus kann in Zukunft ein wertvoller Kontakt oder sogar eine mögliche Rückkehr oder ein künftiger Kooperationspartner werden. Außerdem signalisiert ein transparentes und wertschätzendes Offboarding den verbleibenden Mitarbeitenden, dass das Krankenhaus auch beim Austritt eines Arztes oder einer Ärztin professionell und respektvoll handelt. Das ist ganz im Sinne einer positiven Unternehmenskultur.
Aufbau von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Um einen guten Onboarding-Prozess zu gestalten, sollten Krankenhäuser einige Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden treffen. So sollten Informationen über das Krankenhaus, das Team und die Aufgabenbereiche im Voraus bereitgestellt werden. Das kann etwa durch Willkommenspakete oder Online-Portale geschehen. Darüber hinaus ist ein strukturierter Einarbeitungsplan mit festen Terminen für Schulungen, Einführungsgespräche oder Hospitationen in verschiedenen Abteilungen hilfreich. Es hat sich auch als sinnvoll erwiesen, Neuen Ärztinnen und Ärzten erfahrene Kolleginnen und Kollegen als Mentoren zu Seite zu stellen, denn das erleichtert den Einstieg zu erleichtern und offene Fragen können schnell geklärt werden. Zudem sind regelmäßige Feedbackgespräche während der Einarbeitungszeit ein gutes Instrument, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Beim Offboarding sollte ein Austrittsgespräch zum Standard gehören, da dieses die Möglichkeit gibt, Feedback zu sammeln und noch offene Punkte zu klären. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dokumentation von wichtigen Informationen und Wissen, das an die verbleibenden Kolleginnen und Kollegen übergeben wird. Zudem müssen administrative Aspekte wie Rückgabe von Ausrüstung und Zugriffsrechten klar geregelt sein.
Maßnahmen für erfolgreiche Onboarding- und Offboarding-Prozesse
Für Krankenhäuser:
- Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten: Definierte Abläufe und klare Zuständigkeiten sind entscheidend für die Etablierung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen.
- Technologische Unterstützung: Digitale Tools und Plattformen können den Onboarding- und Offboarding-Prozess unterstützen und effizienter gestalten.
- Kultur der Wertschätzung: Ein positives Arbeitsklima und Wertschätzung tragen wesentlich zum Erfolg dieser Prozesse bei.
Für Ärztinnen und Ärzte:
- Proaktive Kommunikation: Neue Ärztinnen und Ärzte sollten Fragen stellen und Feedback einholen.
- Selbstreflexion: Regelmäßige Selbstreflexion und die Auseinandersetzung und Nutzung von Feedback fördern die Verbesserung der eigenen Arbeit.
- Netzwerken: Ärztinnen und Ärzte sollten so früh wie möglich damit beginnen, ein gutes Netzwerk innerhalb des Krankenhauses aufzubauen, das erleichtert nämlich die Integration und den Wissensaustausch.
Beispiele aus der Praxis
Ein Beispiel für ein erfolgreiches Onboarding-Programm bietet die Mayo Clinic in den USA. Dort erhalten neue Ärztinnen und Ärzte umfassende Einführungsschulungen und werden durch Mentoren unterstützt, was zu einer hohen Zufriedenheit und geringen Fluktuationsrate führt.
In Deutschland ist das Universitätsklinikum Freiburg ein Vorreiter im Bereich Offboarding. Dort wurden strukturierte Prozesse für die Übergabe von Patientenakten und Wissen etabliert, was die Kontinuität der Patientenversorgung sicherstellt .
